코로나19 팬데믹 상황으로 인해 원격근무가 크게 늘어난 한편 많은 프로젝트가 지연을 겪고 있다. 이런 상황에서 중요한 것은 경영진이 기대하는 프로젝트의 효익이 분산되지 않고 품질관리의 일관성이 유지돼야 한다는 것이다. 호주에 기반을 둔 포커스HQ(FocusHQ)의 프로젝트 관리 플랫폼은 경영진도 쉽고 빠르게 관리에 참여함으로써 변동하는 상황에 대해 실시간 의사결정을 내리고 비즈니스 목표를 성취할 수 있도록 돕는다. 지난 10월 15일 존 오코너(John O’Conner) 포커스HQ CEO와 화상 인터뷰를 진행해 그들의 신개념 프로젝트 관리 솔루션에 대해 이야기를 나눴다.

▎존 오코너 대표는 호주 스윈번 공대 경영학과를 졸업하고, 링스 페이먼트(Linx) 제너럴 매니저와 기브 테크 (GIVV Tech) CFO를 역임했다. / 사진:FOCUSHQ

미국 비영리 단체 ‘프로젝트 관리 연구소(Project Management Institute)’에 따르면 많은 공공기관과 기업의 프로젝트들이 원하는 결과를 산출하는 데 어려움을 겪고 있는 것으로 나타났다. 전체 프로젝트 중 36%가 실패하며, 성공한 프로젝트라 할지라도 단 17%만 비즈니스 목표 효익(benefit)을 달성하는 것으로 나타났다. 그리고 프로젝트 중 59%가 예산을, 74%가 기간을 초과했다.

포커스HQ는 지난 수십 년간 민간, 공공 및 군사 부문에서 성공한 프로젝트와 실패한 프로젝트를 분석했다. 특히 실패한 프로젝트의 원인이 무엇인지에 대해 깊이 파고들었다. 그리고 프로젝트 진행 과정에서 리스크에 대한 보고 지연과 부정확한 정보가 잘못된 의사결정을 낳고, 최악의 경우 프로젝트 실패라는 결과로 이어진다는 결론에 도달했다.

존 오코너 포커스HQ CEO는 “프로젝트 관리에서 가장 큰 문제는 변화하는 상황에 대해 적기에 적절한 의사결정을 하지 못하는 것”이라며 “프로젝트 초기에는 막대한 양의 정보가 투입되는데 경영진에 도달할 때는 많은 정보가 걸러져 아웃풋 중심으로 전달돼 한계가 있다”고 지적한다.

“경영진은 일반적으로 월요일 오전 회의에서 프로젝트 진행 상황을 보고 받는데 짧으면 15분 만에 브리핑이 끝나죠. 프로젝트의 막대한 정보들이 요약되고 축소돼 15분 규격에 맞게 압축됩니다. 경영진이 잠재적인 리스크를 파악하고 적절한 의사결정을 내리기에는 이런 보고 형식은 역부족이에요. 그리고 프로젝트가 마무리 돼가는 시점에서 그 효익을 측정하려 한다면 이미 때는 늦었죠.”

그동안 프로젝트 관리에 있어 일정관리, 예산관리 방법론은 많았다. 포커스HQ는 더 나아가 프로젝트 관리에서 경영진의 의사결정에 초점을 맞추었다. 즉, 적합한 판단력(right Intelligence)을 놓쳤기 때문에 프로젝트에 기대하는 결과는 얻을 수 없었으므로 이에 대한 솔루션을 제안하는 것이다.

모든 데이터를 지능적 가치정보로

▎프로젝트별로 개괄적인 정보와 책임자, 일정/예산 예측, 원가 데이터와 통합, 정기적이고 일관된 효익 추적관리, 변동사항에 따른 효익 재예측 등이 포커스HQ 플랫폼에서 가능하다. / 사진:FOCUSHQ

“포커스HQ의 프로젝트 관리 솔루션은 옳은 의사결정을 위한 플랫폼이라 할 수 있어요. 다른 많은 프로젝트 관리 도구가 활동에 집중하는 반면 우리 플랫폼은 의사결정을 위한 가치에 집중해요. 경영진이 모든 프로젝트의 진행 상황과 가치를 쉽게 들여다고보고 비교할 수 있도록 설계했어요. 플랫폼은 여러 개의 렌즈를 통해 프로젝트를 들여다볼 수 있어 매 순간 적절한 판단을 내릴 수 있죠. 예를 들면, 경영진이 집중하는 효익을 충족할 수 있는지, 기업의 준수사항 및 거버넌스에서 벗어나지 않는지 등을 간편하게 확인할 수 있어요.”

포커스HQ 플랫폼은 개별 프로젝트부터 조직이 수행하는 전체 포트폴리오까지 통계와 그래프를 보여주는 대시보드를 통해 관리된다. 개발자, 관리자, 연구자 등 모든 프로젝트 이해관계자의 협업 도구일 뿐 아니라 관련 모든 데이터를 지능적 가치정보로 바꾼다는 점이 큰 효용이다. 이 점이 전 세계에서 프로젝트 관리 및 협업 도구로 많이 사용되는 슬랙(Slack), 지라(Jira) 등과 다른 점이다. 오코너 대표는 “포커스HQ 플랫폼은 슬랙, 지라, 마이크로소프트 등의 협업 엔진과 문서기능을 모두 통합했고 여기에 의사결정 기능을 특화했다”고 설명했다.

“우리의 비전은 ‘경영진에서 프로젝트 관리자까지 10초 의사결정(The 10sec Decision for executives to project managers)’입니다. 실시간 진행 상황이 빠르게 의사결정자에게 도달하고 아무리 문제가 복잡하더라도 경영 이슈, 리스크, 스케줄 순의 우선순위에 따라 무엇이 중요한지, 어떤 문제가 연관돼 있는지 경영진이 쉽게 파악할 수 있어요. 경영진의 니즈를 반영하고 실용적이며 사용하기 쉬운 시스템을 제작하기 위해 실제 다수의 경영자가 설계에 참여했습니다.”

방법론적으로 플랫폼에서는 주요 정보원이 투명하게 관리되므로 프로젝트 관리자부터 경영진까지 모든 단계에서 리스크를 인식할 수 있다. 기존 프로젝트와 비즈니스 사례 비교, 투자자본수익률(ROI) 및 포함된 모든 리소스 평가, 프로젝트 전체 수명주기 가치 평가 등이 가능하다.

오코너 대표에 따르면 주요 고객사인 한 글로벌 자원 관련 기업은 현재 48개국에서 600개 이상의 사업과 IT프로젝트에 포커스HQ 플랫폼을 활용하고 있다. 포커스HQ의 주요 고객사로는 푸마에너지(Puma Energy), 호주 국가장애보험(National Disability Insurance Scheme), 페트로나스(Petronas), AWS, 엑센추어, 아사히음료 등이 있다. 플랫폼 이용 기업들은 일반적으로 프로젝트 관리에서 신속성과 판단력을 확보함으로써 예산 초과, 일정 지연, 미수행 등 장애요소를 10~30%가량 줄였다. 또 시스템이 보고 내용을 자동생성해주기 때문에 기존 보고 주기가 2~3배 단축됐고 보고에 드는 시간도 5배나 절감됐다. 이는 모든 이력이 추적·유지되고 데이터 검증시간, 대기시간, 검색시간 등이 단축되기 때문에 가능한 일이다.

“포커스HQ는 호주 내수시장을 너머 글로벌 시장으로 진출을 꾀하고 있습니다. 오는 2021년에 미국 진출과 더불어 아시아 시장에 주력하고 있어요. 아시아는 중요한 시장이므로로 디지털 전환 프로젝트, 글로벌 컨설팅 기업, 소프트웨어 개발업체 등에 포커스HQ의 특장점을 제안하고 있습니다.”

- 이진원 기자 lee.zinone@joongnag.co.kr