전 세계적으로 장기화되는 저성장 기조 속에 지속가능경영이 그 어느 때보다 중요한 화두로 떠오르고 있다. ‘지속가능성’을 한마디로 정의하기는 어렵지만 전문가들은 경제·환경·사회적 요인으로 발생하는 위험요소의 최소화와 기회의 최대화에서 그 답을 찾는 분위기다.

국제 신용평가회사 스탠더드앤드푸어스(S&P)의 알카 배너지 다우존스 인덱스 부문 부회장은 지난해 국내 한 컨퍼런스에서 “지속가능경영 전략은 비용감소, 법적 규제, 위험요소 관리 측면에서 도입될 수 있다”며 “투자자들은 점점 지속 가능한 기업에 주목하고 있다”고 설명했다.

오늘날 개발·마케팅·회계·영업·인사 등 기업관련 활동 전반은 문서를 기반으로 이뤄진다. 이런 점을 고려하면 효율적인 문서 관리가 종이와 전력은 물론 복사기 등 사무기기 구입에 필요한 비용을 절감시켜 기업경영의 지속가능 지수를 높이는데 기여할 수 있다. 기업의 문서관리를 통합적으로 대행하는 통합문서관리서비스(MPS) 시장이 급성장하는 것도 이유다.

미국의 시장조사업체 IDC가 최근 발표한 자료에 따르면 MPS 시장의 연평균 성장률은 2016년까지 전 세계적으로는 11.4%, 한국을 포함한 아시아태평양지역은 17%로 전망한다. 지난달 한국을 방문한 후지제록스의 오카노 마사키 글로벌 서비스 담당 사장은 “한국의 기업은 다른 아시아권 기업에 비해 변화 속도가 빠르고 스마트워크 등 새로운 환경에 관심이 높은 만큼 MPS 산업의 전망이 밝다”고 내다봤다.

2007년 시작된 후지제록스의 글로벌서비스는 기업의 문서환경에 대한 종합적인 컨설팅 및 아웃소싱 서비스를 제공하는 MPS사업이다. 기업의 문서와 관련된 모든 기기, 솔루션, 프로세스 등을 총체적으로 컨설팅하고 관리함으로써 비용절감, 매출확대, 업무 효율화 등을 돕는다. 미국의 정보기술(IT) 시장조사업체 가트너에 따르면 후지제록스의 MPS부문 시장점유율은 아시아태평양 지역에서 47%, 한국에서는 30.9%다.

오카노 사장은 1981년 도쿄이과대학을 졸업(응용수학 전공)하고 후지제록스에 입사했다. 그는 린 6 시그마(Lean 6 Sigma) 기법을 통해 고객 상황을 분석하고 이를 바탕으로 제공되는 최적의 솔루션을 후지제록스의 핵심 경쟁력으로 꼽았다. 린 6시그마는 일본의 자동차회사 도요타의 생산시스템(TPS)을 미국식 환경에 맞춰 재정립한 것이다. 자재구매에서 생산·재고·관리·판매에 이르기까지 전 과정에서 비용을 최소화하는 ‘낭비제거 경영’을 모토로 한다.

“우리는 VOC(Voice of Customer), VOE(Voice of Environment), VOP(Voice of Process) 세 단계를 통해 최적의 문서관리 환경을 구축하는 컨설팅 작업을 시작합니다. VOC는 현재의 문서 프로세스에 대한 실사용자·관리자·경영진의 의견이고, VOE는 얼마나 많은 사무기기를 어떻게 사용하고 있는지에 대한 환경 조사를 의미합니다. VOP는 사용자가 출력 작업을 위해 어떤 단계를 거치는지 조사하는 것이죠. 이를 바탕으로 최적의 솔루션을 도출합니다.”

후지제록스의 글로벌서비스 중 하나인 EPS(Enterprise Print Services)는 고객의 모든 출력 환경을 고객을 대신해 총체적으로 관리하는 통합문서관리 서비스다. 고객의 기기 현황을 네트워크를 통해 실시간 모니터링한다. 오카노 사장은 이를 통해 소모품이 떨어지거나 기기에 장애가 발생했을 때 신속하게 대응해 고객의 생산성을 향상시킬 수 있다고 말했다.

“(후지제록스는)모바일 프린트, ‘워킹 폴더(Working Folder)’ 클라우드 서비스 등 독보적 신기술을 보유하고 있습니다. 하지만 기술보다 고객에게 우리의 기술이 어떤 가치를 제공할 수 있는지에 중점을 두고 있습니다.” 보안사고에 대한 우려로 문서관리를 외부 업체에 맡기기를 꺼려하는 목소리에 대해서는 “기본적으로 고객의 정보 보안을 철저히 준수하고 있지만 고객이 원하면 별도의 기밀유지협약(Non-disclosure agreement)을 체결한다”고 그는 설명했다.

지난 6년 동안 후지제록스의 글로벌서비스를 이용한 기업들은 MPS 이용에 만족했다. 80개국에 13만8000명의 직원을 두고 있는 미국 생활용품 제조업체 프록터앤갬블은 2009년 본사를 포함한 전 지사에 후지제록스의 글로벌서비스를 도입했다. 사무기기 총소유비용을 연간 20% 이상, 종이 사용량 20~30%, 관련 전력 소비를 30% 절감했다.

국내에서는 서울시가 올해 초 국내 공공기관 최초로 후지제록스의 MPS를 도입해 연간 182억원의 비용 및 30% 이상의 종이사용량 절감 효과를 기대한다. 한국후지제록스는 서울 세종대로 서울시청 신청사에서 사용했던 프린터·복사기·팩스·스캐너 등 532대의 사무기기를 139대로 줄이는 등 스마트워크 환경 구축을 지원할 수 있는 통합관리솔루션을 적용했다.

클라우드 프린트 솔루션을 통해 서울시청 직원은 청사 내 어떤 복합기에서도 자유롭게 문서를 출력할 수 있다. 하지만 정보 보안이 중요한 공공기관이라는 점을 감안해 사원증이나 지문으로 인증 과정을 거쳐 허가된 직원만 복합기를 사용할 수 있도록 제한했다.

전국 사업장에서 사용하는 사무기기의 체계적인 운용과 관리에 어려움을 겪고 있던 아모레퍼시픽은 2008년 후지제록스의 컨설팅을 받았다. 정보 유출 방지를 위한 모니터링도 필요한 상황이었다. 한국후지제록스는 별도의 컨설팅팀을 구성해 문서 처리 환경을 조사·분석했다.

총 1300여 대에 달하던 입출력기기를 절반 가량 줄였지만 가동률은 두 배 가량 향상됐다. 또한 모든 출력물에 출력 당사자의 개인 정보를 삽입하는 워터마크를 적용해 종이문서에 의한 정보 유출을 사전에 차단시켰다. 출력 업무 모니터링을 통해 불필요한 출력을 최소화시켰다.

오카노 사장은 “저성장 기조 속에서 한국기업들이 비용절감과 효율화를 고민하고 있어 우리에게 더 큰 기회가 될 수 있다”고 말했다. “새로운 수익 창출을 위해 해외로 사업을 확장하려는 고객이 있다면, 후지제록스는 한국뿐 아니라 전 세계 어디서도 동일한 서비스를 제공할 수 있습니다.”

후지제록스는 일본 후지포토필름과 영국 랭크제록스(1997년 제록스로 사명 변경)의 50:50 합작기업으로 1962년 설립됐다. 현재는 후지필름 홀딩스와 제록스가 후지제록스의 지분을 각각 75%, 25%씩 보유하고 있다. 한국을 포함해 아태지역 13개국에 현지 법인을 두고 있으며, 직원 수는 약 4만5000명이다.